Ninguna pregunta es estúpida. Algunas
respuestas, sí. Y la mayoría de veces ocurre porque
el expositor no está bien preparado. Pero aceptémoslo:
saber hacer una buena presentación es algo fundamental
hoy en día en el mundo de los negocios. Como leí
en un artículo publicado en una revista norteamericana:
“Si no te importa preparar tu presentación prepárate
para que tu presentación no le importe a nadie”.
Prepararse para Exponer y Responder
En toda presentación hay dos grandes partes
o dos grandes momentos: la exposición y el Q+A (Questions
+ Answers). Por razones de espacio en este artículo solo
vamos a referirnos a lo segundo, con el compromiso que en una
próxima edición de Viceversa haremos lo propio con
la parte expositiva. Pero como apunte rápido diremos que
el uso de software especializado, tal como el ampliamente difundido
PowerPoint ®, facilita enormemente esta tarea. Sin embargo
he asistido más a presentaciones ejecutivas en donde se
abusa del PowerPoint ®. La idea es que los slides de PowerPoint
® tal como su nombre lo sugiere sean una guía de ideas
puntuales –o talking points- para el expositor y que de
ninguna manera reemplacen a su exposición oral. Si sus
slides, por ejemplo, muestran párrafos completos en lugar
de líneas breves separadas por punto-aparte usted está
abusando y desaprovechando la utilidad del PowerPoint. Y si bien
este software le permite poder cargar una serie de efectos visuales
y auditivos hay que tener en cuenta que el exceso de efectos especiales
distrae al auditorio, desenfoca la exposición y –técnicamente-
si se ve en la necesidad de enviar por correo electrónico
una presentación cargada de imágenes será
una verdadera pesadilla siendo lo más probable que nunca
llega a destino.
Pero en todo caso la parte expositiva se apoya
en recursos visuales que facilitan su trabajo. Usted, si de veras
quiere lograr un buen impacto en su auditorio, habrá ensayado
lo que debe decir en cada slide, habrá medido su tiempo
y probado con otros que la presentación fluye y tiene sentido.
Usted controla esta parte de la exposición. Pero luego
vienen las preguntas de su auditorio. Está usted preparado
para ello?
13 Consejos para Responder Eficazmente
1. Escuche atentamente a la pregunta en actitud
neutral. No sonría ni se ponga adusto. Tampoco haga movimientos
afirmativos con la cabeza queriendo indicar que entiende la pregunta
porque puede interpretarse como que está de acuerdo con
lo que se le pregunta. Por ejemplo, “En otros países
el producto que usted ha presentado ha sido prohibido porque lo
consideran peligroso. Quién garantiza la seguridad del
consumidor?”
2. Cuidado con su lenguage corporal.
No se tape la boca, encienda un cigarrillo o haga movimientos
erráticos mientras le formulan una pregunta. Estas y otras
actitudes corporales connotan inseguridad y falta de honestidad
de su parte.
3. No halague a nadie. Frases
como “Esa es una buena pregunta” son una deliciosa
caricia en el ego de una persona y una cachetada para todos los
demás que sentirán que sus preguntas fueron, por
decir lo menos, poco inteligentes.
4. Repita las preguntas positivas.
Por ejemplo: “En cuántos países latinoamericanos
se vende actualmente su producto?”. Si la respuesta es “En
toda Latinoamérica, menos en el Perú” usted
querrá enfatizar esto reiterando la pregunta como parte
de su respuesta.
5. Frente a una pregunta negativa
haga una paráfrasis. En buena cuenta resuma y simplifique
la pregunta. Por ejemplo, “Es cierto que el consumo de este
producto puede aumentar el riesgo de sufrir un ataque al corazón?”.
Respuesta: ”Si se siguen todas las recomendaciones del fabricante
este producto no ocasiona problemas de salud”. No repita
“ataques al corazón” como parte de su respuesta.
6. Al responder mire primero
a la persona que hizo la pregunta. Luego haga contacto visual
con diferentes personas del auditorio.
7. Vaya al grano. Cuanto más
hable dará pie a repreguntas y hasta donde sea posible
queremos evitar profundizar en temas específicos. Por otro
lado respuestas muy largas dan la impresión que usted está
tratando de “matar el tiempo” para que nadie más
pregunte.
8. No termine la sesión
del Q+A con una respuestra floja. Usted debe terminar su presentación
con una respuesta efectiva e impactante. Por eso evite anticipar
el final del Q+A con frases tales como “Voy a tomar una
última pregunta”. Si ya está casi al final
de su intervención y acaba usted de dar una respuesta brillante
entonces dé por terminada la sesión en ese momento.
9. Si nadie hace alguna pregunta
entonces usted proponga un tópico. Por ejemplo, “Hace
unos días me reuní con un grupo de publicistas y
me preguntaron cómo explicaba yo el éxito tan rápido
del producto con una mínima inversión publicitaria…”
10. Si alguien le pregunta algo
que ya fue respondido no repita la respuesta. Basta con decir
“Creo que ya contestamos a eso anteriormente” y pase
rápidamente a otra pregunta.
11. Si enfrenta usted a una
pregunta de largo metraje interrumpa, con cortesía pero
firmeza al mismo tiempo, y pida al participante que sea concreto
“por consideración a los demás”.
12. No acepte preguntas irrelevantes.
Si le preguntan: “Cuánto gana usted de comisión
por cada contrato de venta?” usted debe encausar la conversación
hacia el tema central diciendo algo así como “Perdón,
pero creo que ese no es el tema de esta reunión. Otra pregunta
por favor…”
13. Repita las respuestas que
funcionaron antes. Usted no tiene que ser creativo ni innovador
en cada presentación.
Recuerde una vez más: la preparación
es la base del éxito. Cuanto menos espacio le deje a la
improvisación mayor control tendrá sobre la situación.
